Personvernerklæring (inkl. GPT/AI)

CVO – Cabo Verde Organisasjonen

​

1. Innledning

CVO – Cabo Verde Organisasjonen (CVO) tar personvern på alvor. Denne personvernerklæringen beskriver hvordan vi samler inn, bruker, lagrer og beskytter personopplysninger i forbindelse med medlemskap, frivillighet og bruk av våre digitale plattformer.

Behandling av personopplysninger skjer i samsvar med:

• Personopplysningsloven

• GDPR (General Data Protection Regulation)

​

​

2. Hvilke personopplysninger vi samler inn

CVO kan samle inn følgende opplysninger:

• navn

• kontaktinformasjon (telefon og/eller e-post)

• bosted/kommune (kun der dette er nødvendig for statistikk eller rapportering)

• rolle eller tilknytning (medlem, frivillig eller begge)

• annen informasjon du selv velger å dele gjennom skjemaer eller dialog

​

​

3. Sensitive personopplysninger

CVO ber ikke om sensitive personopplysninger, slik som:

• helseopplysninger

• religiøs tilhørighet

• politisk ståsted

• etnisitet

Dersom du likevel selv velger å dele sensitiv informasjon (for eksempel i fritekstfelt), vil CVO behandle dette med særlig varsomhet og kun når informasjonen er relevant for det aktuelle formålet.

​

​

4. Formål med behandlingen

Personopplysninger brukes til:

• administrasjon av medlemskap og medlemsregister

• kommunikasjon om aktiviteter, møter og arrangementer

• oversikt over frivillige og frivilligkoordinering

• dokumentasjon av medlemstall og aktivitet ved behov

​

5. Rapportering av medlemstall og frivillige (støtte/tilskudd)

For å kunne søke støtte eller dokumentere aktivitet kan CVO rapportere:

• totalt antall medlemmer

• antall frivillige og deltakere

• relevant statistikk (for eksempel alder eller kommune der dette kreves)

Slik rapportering skjer som hovedregel kun i aggregert form (tall/statistikk).

Personopplysninger deles ikke videre, med mindre dette er et lovkrav eller krav fra offentlig myndighet eller tilskuddsordning.

​

​

6. Deling av opplysninger

CVO selger aldri personopplysninger.

Opplysninger kan deles kun når det er nødvendig, for eksempel:

• med tekniske systemleverandører (for eksempel nettside-, skjema- og driftssystemer)

• ved lovpålagt krav fra offentlig instans

Alle eksterne leverandører brukes som databehandlere og er forpliktet til å følge GDPR.

​

​

7. Bruk av AI og automatiserte verktøy (GPT/AI)

CVO kan benytte automatiserte verktøy og kunstig intelligens (AI), inkludert språkmodeller (GPT/AI), som støtteverktøy for:

• strukturering og forbedring av innhold

• effektivisering av administrative prosesser

• analyse på overordnet og anonymisert nivå

​

Viktig:

• CVO deler ikke personlige opplysninger som navn, adresse, e-post, telefonnummer eller annen identifiserende informasjon med GPT eller andre AI-verktøy.

• AI brukes ikke til helautomatiske avgjørelser som har rettslig eller vesentlig betydning for medlemmer.

• Personopplysninger brukes ikke til trening av åpne eller eksterne AI-modeller.

Der AI-verktøy benyttes via tredjepartsleverandører, behandles disse kun som databehandlere og er underlagt GDPR og gjeldende personvernkrav.

​

​

8. Lagring og sletting

• Personopplysninger lagres så lenge du er medlem eller frivillig, og så lenge det foreligger et saklig behov (for eksempel regnskaps- eller dokumentasjonskrav).

• Du kan når som helst be om sletting av opplysninger, med mindre CVO er rettslig forpliktet til videre lagring.

​

​

9. Dine rettigheter

Du har rett til:

• innsyn i hvilke opplysninger som er lagret om deg

• retting av feil eller ufullstendige opplysninger

• sletting av opplysninger der dette er mulig

• å trekke tilbake samtykke

Henvendelser kan rettes til CVO når som helst via tilgjengelig kontakskjema her på nettsiden.

​

​

10. Samtykke

Ved å registrere deg som medlem, frivillig eller ved å sende inn skjemaer på CVOs nettside, bekrefter du at:

• du har lest og forstått denne personvernerklæringen

• du samtykker til at CVO behandler dine personopplysninger for formålene beskrevet over